Kutumia TallyPrime ukiwa nje ya ofisi: ufikiaji wa mbali, ripoti kwenye kivinjari na wingu

TallyPrime inakupa chaguo kuu tatu. Reports in Browser inakuwezesha kuona na kupakua ripoti kupitia kivinjari chochote, ikiwemo kwenye simu. Remote Access inakuwezesha kufungua kampuni ya ofisini kwako katika TallyPrime ukiwa kwenye kompyuta nyingine, kurekodi miamala na kuona ripoti. Na TallyPrime inaweza kuendeshwa kwenye seva, ofisini kwako au kwenye wingu, ambayo watu huifikia kupitia muunganisho wa remote desktop.

Mbili za kwanza ni huduma za mtandaoni za Tally (connected services). Tally inaeleza kuwa zote mbili zinahitaji TSS iliyo hai na kampuni iliyounganishwa na huduma za Tally.NET, ndiyo sababu zinaacha kufanya kazi TSS ikiisha. Ya tatu inategemea jinsi TallyPrime ilivyofungwa na jinsi leseni yake ilivyowekwa.

Ili kuiandaa, unaiunganisha kampuni na Tally.NET (Alt+K, Connect) na unampa kila mtu Tally.NET ID yenye Allow Browser Access ikiwa Yes katika Users and Passwords. Kisha wanaingia kwenye tallysolutions.com, wanachagua kampuni iliyounganishwa na kufungua ripoti. Tally inaorodhesha ripoti kama Mizania (Balance Sheet), Faida na Hasara (Profit and Loss), Mizania ya Majaribio (Trial Balance), Day Book, Sales Register na Stock Summary.

Ufikiaji kupitia kivinjari ni wa kuangalia tu: unaweza kubadilisha kipindi, kufungua ndani hadi kwenye vocha na kupakua ripoti au ankara kama PDF au Excel, lakini huwezi kubadilisha maingizo. Viwango vya usalama (security levels) vinaamua nani anaona nini. Tally.NET Owner na Auditor wanaona kila ripoti inayopatikana, huku Tally.NET User akiona orodha fupi zaidi.

Data inachukuliwa papo hapo kutoka kwenye kompyuta inayoendesha TallyPrime. Kompyuta hiyo ikikatika na intaneti au ikiingia kwenye hali ya usingizi (sleep), kivinjari hakionyeshi chochote. Kufunga skrini (lock) hakuna shida, kwa hiyo weka kompyuta ya ofisini isiingie kwenye usingizi katika saa ambazo utataka kuangalia takwimu.

Remote Access ni kwa watu wanaohitaji kufanya zaidi ya kuangalia. Mtumiaji wa mbali anafungua TallyPrime kwenye kompyuta yake mwenyewe, anabonyeza Alt+F3, anachagua Select Remote Company, anaingiza Tally.NET ID na nenosiri lake, na kuchagua kampuni iliyounganishwa. Kulingana na ruhusa unazompa, anaweza kurekodi au kubadilisha vocha, na mkaguzi wa nje anaweza kukagua vitabu vya hesabu bila kufika ofisini.

Inahitaji muunganisho wa intaneti kwenye kompyuta ambazo TallyPrime imefungwa. Kuanzia TallyPrime Release 3.0, mtumiaji wa mbali anaweza kuchagua zaidi ya kampuni moja. Mpe kila mtu ufikiaji ambao kazi yake inauhitaji tu, kama ambavyo ungefanya kwa wafanyakazi walio ofisini.

Tally inathibitisha kuwa unaweza kuweka TallyPrime na data yake kwenye jukwaa la wingu na kuifikia ukiwa mbali. Katika mpangilio huu, TallyPrime inafungwa na kuamilishwa kwenye seva, watu wanaunganishwa kwa zana ya remote desktop kama Windows RDP, na vifaa vyao wenyewe havihitaji kufungiwa TallyPrime. Kwa mujibu wa leseni za Tally, ufikiaji wa aina hii (virtual access) unahitaji kifurushi cha Tally Virtual User (TVU).

Tofauti yake na Remote Access ni mahali kazi inapofanyika. Kila mtu anafanya kazi kwenye data moja iliyo kwenye seva, kwa hiyo hakuna kompyuta ya ofisini inayolazimika kuachwa ikiwa imewashwa, na wafanyakazi walio miji tofauti wanakuwa kwenye vitabu vilevile kwa wakati mmoja. Kwa kuwa data inakaa kwenye seva hiyo, nakala rudufu na usalama lazima vipangwe na yeyote anayeiendesha.

Kama tawi lina TallyPrime yake na unataka maingizo yake yafike ofisi kuu, kwa kawaida jibu ni usawazishaji wa data (synchronization) badala ya kuingia kwa mbali. Unaweka kanuni za rekodi kuu (masters) na miamala ipi itumwe au ipokelewe, upande mmoja au pande zote mbili. Kwa usawazishaji wa wakati unaohitajika (on-demand sync), kanuni hizo zinahifadhiwa kwenye seva ya Tally.NET hadi upande mwingine utakapoendesha usawazishaji, kwa hiyo kampuni hizo mbili hazihitaji kuunganishwa kwa wakati mmoja.

Maeneo yote yanahitaji toleo lilelile la TallyPrime. Mwongozo wetu wa kusimamia stoku katika matawi mbalimbali unaeleza jinsi matawi na maghala yanavyoshirikiana.

Kwa mwongozo wa jumla: mmiliki anayetaka kuangalia mauzo na fedha taslimu kwenye simu anahitaji ripoti kwenye kivinjari. Mhasibu anayeingiza data akiwa nyumbani anahitaji Remote Access. Timu iliyotawanyika katika ofisi kadhaa ambazo zote zinafanya kazi kwenye seti moja ya vitabu vya hesabu inaweza kuhudumiwa vizuri zaidi na seva ya wingu.

Powercomputers inafunga TallyPrime na VFD ama kwenye kompyuta zako mwenyewe au kwenye seva yetu ya wingu, inasasisha TSS ili huduma za mtandaoni ziendelee kufanya kazi, na inaifundisha timu yako ofisini kwetu, kwenu au kwa mbali, pamoja na msaada wa kila siku ukishaanza kutumia mfumo. Omba onyesho la bure nasi tutakusaidia kuamua mpangilio upi unaendana na jinsi biashara yako inavyofanya kazi.