Kuanza mwaka mpya wa fedha katika TallyPrime: kubadilisha kipindi au kugawanya data?
Huhitaji kampuni mpya kila mwaka. Jinsi ya kuingia mwaka mpya kwa kubadilisha kipindi, kuanzisha upya namba za vocha, na lini kugawanya data kunafaa.
Huhitaji kampuni mpya
Tally inawapa watumiaji waliopo njia tatu za kuingia mwaka mpya wa fedha: kubadilisha kipindi cha sasa, kuunda kampuni mpya, au kugawanya data. Kwa biashara nyingi, kubadilisha kipindi kunatosha. Salio za mwaka uliopita zinahamia mbele zenyewe, na unaendelea bila kuunda upya masters zilezile.
Kubadilisha kipindi kunaacha tarehe za kampuni za Financial year beginning from na Books beginning from kama zilivyo, na tarehe hizo hazipaswi kubadilishwa kwenye skrini ya kubadilisha taarifa za kampuni. Tally inaonya kwamba kufanya hivyo kunapoteza data na kuacha kampuni isiyoweza kufunguliwa bila kuandika upya (rewrite) data.
Kabla ya kubadilisha kipindi
Orodha ya Tally kabla ya kuingia mwaka mpya: shughulikia ankara za manunuzi na mauzo zilizosalia, kamilisha marekebisho yoyote ya fedha za kigeni, na uchukue nakala rudufu kamili ya data.
Badilisha kipindi kwa Alt+F2
Kwenye Gateway of Tally, bonyeza Alt+F2 (Period), ingiza tarehe za From na To za mwaka mpya wa fedha, na ubonyeze Enter. Kipindi cha sasa na tarehe ya sasa vinavyoonyeshwa kwenye Gateway of Tally vinabadilika kulingana. Tumia mwaka wa biashara yako: mifano ya Tally inajumuisha Januari hadi Desemba na Aprili hadi Machi, kutegemea nchi.
Alt+F2 inabadilisha kipindi cha kazi cha kampuni. F2 peke yake inabadilisha tu tarehe ya vocha unayoingiza au kipindi cha ripoti unayoitazama.
Kuweka kila mwaka ndani ya kampuni moja kuna gharama yake. Data inakua kila mwaka, na Tally inaeleza kwamba utendaji unaweza kushuka kadiri muda unavyokwenda. Hapo ndipo kugawanya data kunapoingia.
Anzisha upya namba za vocha kwa mwaka mpya
Tally inapendekeza kuanzisha upya namba za vocha kwa kila aina ya vocha unayotumia. Fungua Alt+G (Go To) > Alter Master > Voucher Type, chagua aina ya vocha, na uweke Set/Alter additional numbering details kuwa Yes. Hapo unaweza kuweka namba ya kuanzia kuwa 1, kuongeza taarifa za Restart Numbering (tarehe inayoanza kutumika, namba ya kuanzia na mara ngapi inaanza upya) na kuzipa namba kiambishi cha mwanzo au cha mwisho (prefix au suffix).
Taarifa hizi hazipatikani pale njia ya kuweka namba ni Manual au None. Mfululizo zaidi ya mmoja wa namba kwa aina moja ya vocha, unaowekwa kupitia F12 (Configure), unahitaji TallyPrime Release 3.0 au mpya zaidi.
Lini kugawanya data kunafaa
Kugawanya (Split) kunaiacha kampuni ya awali kama ilivyo na kuunda kampuni mpya moja au mbili kutoka kwake. Tally inakupendekeza pale wingi wa miamala unapoipunguza kasi TallyPrime, mwaka uliopita umefungwa na kukaguliwa, au unataka kila mwaka uwe kwenye folda yake. Hakufai kwa vitabu ambavyo bado si vya mwisho, miaka ambayo marekebisho ya ukaguzi bado yanatarajiwa, au data kidogo.
Katika TallyPrime 6.0 na mpya zaidi, endesha kwanza Alt+Y (Data) > Split > Verify Data, kisha Alt+Y (Data) > Split > Split Data, bonyeza S, thibitisha tarehe ya Split from, na uchague From Split Date, Before Split Date au Into Two Companies. Kampuni mpya kisha zinaonekana kwenye orodha kwenye Gateway of Tally. Kugawanya kunahitaji nenosiri la msimamizi, na Tally inasema usigawanye kupitia TallyPrime Server bali kupitia programu ya TallyPrime yenye leseni.
Baadhi ya vitu havihamii. Oda za mauzo na za manunuzi hazihamishwi mbele, wala salio za kufunga za vituo vya gharama, ambazo Tally inapendekeza zihamishwe kwa vocha ya jarida (journal voucher). Miamala ya benki ambayo haijapatanishwa kwa siku 180 au zaidi nayo haihamishwi mbele. Baada ya kugawanya, hakikisha salio za kufungua zinalingana na salio za kufunga za mwaka jana, na upitie madeni ya wateja, madeni kwa wasambazaji, thamani ya stoku na namba za vocha.
Msaada wa mwisho wa mwaka kutoka Powercomputers
Orodha yetu ya bure ya ukaguzi wa kufunga mwaka inapanga kazi za kufunga kwa mpangilio. Ukihitaji msaada wa kubadilisha kipindi, kupanga upya namba za vocha au kugawanya kampuni kubwa, Powercomputers inawasaidia watumiaji wa TallyPrime katika kila mkoa wa Tanzania kwa simu, WhatsApp na kwa mbali.
Orodha ya ukaguzi ya bure
Orodha ya ukaguzi ya kufunga mwaka wa fedha katika TallyPrime
Orodha ya ukaguzi ya kuchapisha, ya kuweka alama kadri unavyoendelea, kwa ajili ya kufunga mwaka wa fedha katika TallyPrime: kuanzia nakala rudufu ya kwanza hadi vocha ya kwanza ya mwaka mpya.
Kwenye tovuti hii
Vyanzo
Kuhusu mkaguzi
Mitesh Chohan
Meneja wa PowerTally, Powercomputers
Mitesh Chohan anaisimamia PowerTally, timu ya Tally ya Powercomputers. Ana uzoefu wa zaidi ya miaka 10 na Tally na amefanya kazi na biashara katika kila sekta ambayo PowerTally inaihudumia.
Ungependa kuona hili kwenye TallyPrime?
Omba onyesho la bure ulione kwenye biashara yako mwenyewe, bila wajibu wowote.