Kulipwa kwa wakati: kufuatilia madeni ya wateja na vikomo vya mkopo katika TallyPrime

TallyPrime inaweza kufuatilia kiasi ambacho mteja anadaiwa kwa njia mbili: kama salio moja la jumla, au bili moja moja. Kwa salio la jumla, malipo yanayopokelewa yanapunguzwa tu kwenye jumla. Kwa ufuatiliaji wa bili moja moja (bill-wise), TallyPrime inaweka kiasi kinachodaiwa kwenye kila ankara, na hicho ndicho kinachowezesha tarehe za mwisho za kulipa, umri wa madeni, kiasi kilichopitwa na muda na riba.

Ili kuuwasha, weka Enable Bill-wise entry kuwa Yes katika F11 (Features), kisha weka Maintain balances bill-by-bill kuwa Yes katika leja ya kila mteja. Unaporekodi mauzo unaunda New Ref, na mteja anapolipa unaifunga kwa Against Ref. Fedha zinazopokelewa kabla ya ankara zinaweza kuwekwa On Account na kuoanishwa na bili baadaye.

Katika leja ya kila mteja unaweza kuingiza Default Credit Period, kwa siku kama kawaida, au kwa wiki, miezi au miaka. Kisha TallyPrime inakokotoa tarehe ya mwisho ya kulipa kwa kila mauzo ya mkopo. Muda wa mkopo unafanya kazi tu ufuatiliaji wa bili moja moja ukiwa umewashwa.

Unaweza pia kumpa kila mteja kikomo cha mkopo, yaani kiwango cha juu cha mkopo ulichomwidhinishia. Washa Check for credit days during voucher entry katika leja, na TallyPrime itaonyesha kama mteja ana deni lolote ambalo halijalipwa unapoanza vocha mpya, ili anayetoa ankara aone kile ambacho mteja tayari anadaiwa kabla ya kumkabidhi bidhaa zaidi.

Ili kupitia matumizi ya mkopo, fungua ripoti ya Group Outstandings kwa Sundry Debtors na ulinganishe salio linalodaiwa kwa kila mteja na kikomo chake. Tally inaeleza kuwa hii inawabaini wateja wanaokaribia kikomo chao hata kama hakuna ankara yao yoyote iliyopitwa na muda bado.

Ripoti za madeni ziko chini ya Display More Reports, Statements of Accounts, Outstandings: Receivables kwa wateja wote, Ledger kwa mteja mmoja, na Group kwa kundi kama Sundry Debtors. Kila moja inaonyesha kiasi kinachosubiri kulipwa, tarehe ya mwisho ya kulipa na idadi ya siku ambazo bili imepitwa na muda. Alt+G inakupeleka moja kwa moja kwenye Overdue Receivables.

Umri wa madeni (ageing) unaonyesha muda ambao kiasi fulani kimekaa bila kulipwa. Makundi ya kawaida ya Tally ni siku 0 hadi 45, 45 hadi 90, 90 hadi 180 na zaidi ya 180, na unaweza kuweka yako mwenyewe kwa F6, kwa tarehe ya bili au kwa tarehe ya mwisho ya kulipa. Umri kwa tarehe ya mwisho ya kulipa kwa kawaida ndio wa kutumia kufuatilia malipo, kwa sababu unaonyesha mteja amechelewa kiasi gani ukilinganisha na masharti mliyokubaliana.

Kama masharti yako yanatoza riba kwa bili zilizopitwa na muda, TallyPrime inaweza kuikokotoa. Washa ukokotoaji wa riba katika F11, kisha uuwashe katika kila leja inayouhitaji. Vigezo rahisi (simple parameters) vinafaa kiwango kimoja kisichobadilika; vigezo vya juu (advanced parameters) vinashughulikia viwango vinavyobadilika kwa muda na vipindi vya msamaha (grace periods) kwa wateja.

Riba inaweza kukokotolewa bili moja moja au kwenye salio lote la leja, na ripoti zinaionyesha kwa kundi, kwa leja au kwa kila ankara, zikiwemo bili zilizolipwa sehemu. Ili kuitoza, rekodi debit note ukitumia voucher class iliyowekwa kwa uhasibu wa riba, ili ingizo hilo liunganike na ukokotoaji wake.

Kutoka kwenye ripoti ya Group Outstandings unaweza kuchagua wateja kadhaa kwa pamoja, kuchagua Reminder Letter au Ledger Outstanding, kuchagua kipindi cha umri wa madeni na kuzituma. Alt+M inatuma ripoti kwa barua pepe au WhatsApp, na Alt+P inaichapisha kwa ajili ya wateja unaowatembelea ana kwa ana. Tally inasema barua pepe inafanya kazi na Gmail na Yahoo kupitia OAuth 2.0, na TallyPrime haihifadhi nenosiri la barua pepe yako.

Kutuma kwa WhatsApp kulikuja na TallyPrime Release 4.0, iliyotolewa Novemba 2023, na kunatuma ankara, ripoti na barua za kukumbusha kwenye namba ya WhatsApp ya mteja. Kunahitaji kujisajili kwa WhatsApp for Business ukiwa ndani ya TallyPrime, uthibitisho wa biashara, huduma ya kulipia iliyo hai, violezo vya ujumbe vilivyoidhinishwa na namba ya WhatsApp katika leja ya kila mteja. Kama unatumia toleo la zamani, kupandisha toleo kunahitaji TSS iliyo hai.

Ubora wa ripoti hizi unategemea data iliyo nyuma yake. Kuingiza bili za kuanzia za kila mteja moja moja, badala ya salio moja, ndiko kunakowezesha umri wa madeni na vikumbusho kufanya kazi tangu siku ya kwanza. Powercomputers inasanidi leseni, vipengele na data ya TallyPrime, inabinafsisha ripoti na miundo ya ankara, inashughulikia usasishaji wa TSS, na inaifundisha timu yako ofisini kwetu, kwenu au kwa mbali.

Omba onyesho la bure nasi tutakuonyesha ripoti za madeni na umri wa madeni kwa mfano wa wateja na masharti yako mwenyewe, na kinachohitajika kuziandaa kwa ajili ya biashara yako.