Kutumia USD na TZS katika seti moja ya vitabu vya hesabu kwa TallyPrime

Unapounda kampuni katika TallyPrime, unaweka sarafu ya msingi (base currency), ambayo ndiyo chaguo-msingi kwa miamala yote, na unaweza kuongeza sarafu za kigeni kadri unavyozihitaji. Kwa biashara nyingi za Kitanzania hiyo inamaanisha shilingi kuwa sarafu ya msingi na dola za Marekani zikiongezwa pembeni yake.

Kila sarafu ni rekodi kuu (master) yenye alama yake, jina rasmi, msimbo wa ISO na idadi ya nafasi za desimali. Manunuzi na mauzo yanaweza kurekodiwa kwa sarafu ya kigeni, na vivyo hivyo maingizo mengine ya uhasibu, kwa hiyo ankara ya dola, amana ya benki ya dola na gharama ya shilingi vyote vinakaa katika vitabu vilevile. Sarafu inaweza kufutwa tu kama hakuna muamala unaoitumia na hakuna leja yenye salio la kuanzia kwa sarafu hiyo.

Viwango vya kubadilisha fedha katika TallyPrime vinafungamana na tarehe. Kwa kila tarehe unaweza kuingiza kiwango cha kawaida (standard rate), kiwango cha kuuzia (selling rate) kinachotumika kwa mauzo ya siku hiyo na kiwango cha kununulia (buying rate) kinachotumika kwa manunuzi. Kiwango cha kawaida ni rejea ambayo TallyPrime inaitumia kukokotoa tofauti kati yake na viwango vilivyo katika miamala yako halisi. Unaweza kuweka viwango vya sarafu moja katika rekodi yake kuu, au vya sarafu kadhaa kwenye skrini moja, na unaweza kubadilisha kiwango wakati wa kuingiza vocha.

Chanzo cha viwango utakachofuata ni uamuzi wako na mkaguzi wako wa hesabu. TallyPrime inahitaji kiwango na tarehe tu. Kuwa makini unapobadilisha viwango vya zamani: Tally inaonya kuwa kuondoa au kubadilisha kiwango cha kawaida kilichopo kunaweza kusababisha faida au hasara ya forex kukokotolewa upya, kwa hiyo chukua nakala rudufu kabla ya kubadilisha kiwango chochote.

Ili kutoa ankara kwa dola, ingiza bei ya bidhaa pamoja na alama ya dola na uweke kiwango cha kubadilisha fedha kwa vocha hiyo. Unapochapisha, chaguo moja la ankara linaonyesha jumla kwa sarafu ya msingi na kwa sarafu ya kigeni, jambo linalosaidia mteja anapolipa kwa dola lakini kumbukumbu zako ziko kwa shilingi.

Ushauri wa Tally ni kuweka leja kwa sarafu ya msingi, na kuweka leja kwa sarafu ya kigeni pale tu unapotaka salio lake lionekane kwa sarafu hiyo. Akaunti ya benki ya dola ndiyo mfano wa kawaida: ikiwa leja ya USD, salio lake linasomeka kwa dola, sawa na taarifa yako ya benki.

Wateja na wasambazaji ni tofauti. Ufuatiliaji wa bili moja moja (bill-by-bill) na muda wa mkopo wa kawaida vinapatikana kwa leja za sarafu ya msingi tu, na TallyPrime haifuatilii kiasi kinachodaiwa kwa leja iliyowekwa kwa sarafu ya kigeni. Kwa hiyo mweke mteja anayelipa kwa dola kwenye leja ya shilingi na urekodi ankara za dola kwenye leja hiyo. Bado unatoa ankara kwa USD, na kila bili inaonekana katika ripoti zako za madeni yasiyolipwa.

Kama kiwango kinabadilika kati ya siku unayotoa ankara na siku unayolipwa, tofauti hiyo ndiyo faida au hasara ya ubadilishaji wa fedha za kigeni (forex). TallyPrime inaikokotoa kiotomatiki. Faida au hasara iliyopatikana (realised) ni tofauti halisi bili inapolipwa, na unaweza kuiona katika Ledger Forex Gain/Loss Statement. Faida au hasara isiyopatikana bado (unrealised) ni tofauti inayotarajiwa kwenye bili ambazo bado hazijalipwa katika kipindi fulani. Ukokotoaji huu hauwezi kuzimwa.

Hadi utakapoiingiza kwenye hesabu, tofauti hiyo inaonekana kama Unadjusted Forex Gain/Loss katika Mizania (Balance Sheet). Ili kuiingiza, unaunda leja ya faida au hasara ya forex chini ya Indirect Expenses au Indirect Income, unaandaa voucher class ya journal iliyowekwa kwa marekebisho ya faida au hasara ya forex, na unarekodi journal hiyo. Kisha kiasi kilichorekebishwa kinahamia kwenye akaunti ya Faida na Hasara (Profit and Loss Account).

Ripoti yoyote inaweza kuonyeshwa kwa sarafu ya msingi, kwa sarafu nyingine uliyounda, au kwa sarafu kadhaa zikiwa kando kwa kando. Ukiwa kwenye ripoti, Alt+A inabadilisha safu kuwa sarafu nyingine na Alt+C inaongeza safu mpya kwa kila sarafu ya ziada. Sarafu inahitaji kuwepo tu; huhitaji kuwa na miamala kwa sarafu hiyo.

Katika ripoti za leja, kuwasha Show Forex details chini ya F12 kunaonyesha kiasi cha sarafu ya kigeni kwa kila muamala. Hilo linasaidia pale mmiliki, mkopeshaji au ofisi kuu iliyo nje ya nchi inaposoma takwimu kwa dola, huku vitabu vyako vikibaki kwa shilingi.

Ni rahisi zaidi kuweka sarafu sawasawa tangu mwanzo: sarafu ya msingi, rekodi kuu ya sarafu ya dola, leja zipi zinabaki kwa shilingi na akaunti zipi za benki zinaendeshwa kwa dola, na salio la kuanzia likiingizwa kwa kiwango sahihi. Powercomputers inasanidi leseni, vipengele na data ya TallyPrime, inabinafsisha ripoti na miundo ya ankara, na inaifundisha timu yako Tally ya msingi au ya juu, ofisini kwetu, kwenu au kwa mbali, pamoja na msaada wa kila siku ukishaanza kutumia mfumo.

Omba onyesho la bure na uje na miamala michache halisi ya dola. Tutakuonyesha jinsi ambavyo ingerekodiwa na kuripotiwa katika TallyPrime kabla ya kuandaa chochote.