Mafunzo ya TallyPrime nchini Tanzania: chaguo kwa wamiliki, wahasibu na wafanyakazi

Powercomputers inaendesha mafunzo ya vitendo ya TallyPrime katika ngazi mbili, ya msingi na ya juu. Wewe unachagua yafanyike wapi: ofisini kwa Powercomputers, kwenye eneo lako la kazi, au kwa mbali mtandaoni. Biashara zinazosimika TallyPrime nasi hupata mafunzo kwa timu zao kama sehemu ya usimikaji, na mafunzo ya bure yako wazi kwa watu wenye shahada ya uhasibu au fedha na kwa wahasibu waliohitimu CPA.

Mafunzo hufanya kazi vizuri zaidi yanapoandaliwa kulingana na watu watakaotumia TallyPrime na kazi wanazofanya kila siku. Unapojisajili kwenye ukurasa wa Mafunzo ya bure ya Tally, tuambie ungependa kujifunza nini, kwa mfano stoku, ankara za VAT (Kodi ya Ongezeko la Thamani), ripoti au upatanisho wa benki, nasi tutakielekeza kipindi kwenye mambo hayo.

Wamiliki wengi hawahitaji kuingiza vocha. Kinacholeta faida ni kujua kusoma ripoti ambazo TallyPrime inazitengeneza kutokana na vocha hizo: Mizania (Balance Sheet) kuona hali yako katika tarehe yoyote, akaunti ya Faida na Hasara (Profit & Loss) kwa kipindi fulani, Mtiririko wa Fedha (Cash Flow), Uchambuzi wa Uwiano (Ratio Analysis), na madeni ya wateja na madeni kwa wasambazaji ambayo bado hayajalipwa ili uone ni nani unayemdai na ni nani anayekudai. Ukiwa kwenye ripoti unaweza kufungua ndani zaidi hadi kufikia miamala iliyo nyuma ya takwimu yoyote.

Wamiliki pia wanapaswa kujifunza udhibiti: jinsi watumiaji wanavyoundwa kwa kila jukumu, nani anaweza kuona nini, na nani anapata ufikiaji kupitia kivinjari au kwa mbali. Ukiwa na TSS iliyo hai, ripoti kwenye kivinjari zinakuwezesha kuangalia takwimu kwenye simu bila TallyPrime kufungwa ndani yake.

Wahasibu wanahitaji vocha zote za uhasibu na vitufe vyake: Payment (F5), Receipt (F6), Contra (F4), Sales (F8), Purchase, Journal (F7), na Debit Note na Credit Note. Kisha vitabu vinavyozikagua: Day Book, Mizania ya Majaribio (Trial Balance), na vitabu vya fedha taslimu na benki (Cash and Bank Books).

Upatanisho wa benki unastahili kipindi chake peke yake. Unaweza kupatanisha kwa mkono kwa kuingiza tarehe ya benki kwenye kila muamala, au kuingiza taarifa ya benki katika muundo wa Excel, CSV au MT940 na kupatanisha kiotomatiki, pale ambapo benki yako inakubalika kwa kuingiza taarifa. Misingi ikishakaa sawa, vituo vya gharama, bajeti na kuingiza rekodi kuu (masters) na miamala kutoka Excel ni mada nzuri za ngazi ya juu.

Wafanyakazi wa mauzo hasa wanahitaji kutoa ankara za mauzo kwa usahihi na kuchagua mteja na bidhaa sahihi ya stoku. Kama unatumia Power VFD, wanapaswa pia kuona jinsi ankara ya mauzo ya TallyPrime inavyokuwa ankara ya TRA (Mamlaka ya Mapato Tanzania).

Wafanyakazi wa ghala wanapaswa kujifunza bidhaa za stoku na vipimo vyake, maghala (godowns), bechi zenye tarehe za kutengenezwa na za kuisha muda wake pale unapozifuatilia, viwango vya kuagiza upya, na Stock Summary. Kiwandani, ongeza orodha ya malighafi (bill of materials), inayoorodhesha malighafi na vijenzi ambavyo kila bidhaa iliyokamilika inatumia. Kuweka mafunzo ya kila mtu kwenye skrini zake mwenyewe kunarahisisha kujifunza na kunarahisisha kuweka haki za watumiaji baadaye.

Kati ya vipindi, Tally Help (help.tallysolutions.com) ina miongozo ya hatua kwa hatua ya vipengele vya TallyPrime, na TallyPrime Learning Hub kwenye tallysolutions.com ina video zilizopangwa kwa mada, zikiwemo kuanza, utoaji wa bili na ankara, stoku, benki na ripoti. Baadhi ya video zinahusu vipengele vya kodi vya India visivyotumika Tanzania, kwa hiyo baki kwenye mada za jumla.

Tally pia inaendesha TallyEducation, inayotoa vyeti vya TallyPrime mtandaoni na kupitia vituo vya mafunzo vilivyoidhinishwa. Kozi zake zimeandaliwa kwa ajili ya soko la ajira la India, kwa hiyo hakiki kinachokuhusu kabla ya kujiandikisha. Kwa kuendesha biashara yako mwenyewe kwenye TallyPrime, mafunzo yanayotumia data yako mwenyewe kwa kawaida yanafundisha zaidi.

Anza na mafunzo ya msingi kabla ya kuanza kutumia mfumo rasmi, ili watu wajifunze kwenye skrini na rekodi kuu watakazotumia kweli, kisha panga vipindi vya ngazi ya juu timu ikishaanza kuingiza data kwa kujiamini. Unapohamia toleo jipya au kuleta wafanyakazi wapya, mafunzo mafupi ya kukumbushana yanaepusha makosa baadaye.

Powercomputers imekuwa mshirika wa Tally nchini Tanzania tangu 2004. Mbali na mafunzo, tunatoa msaada wa kila siku kwa matatizo ya kiufundi na makosa ya kihasibu baada ya kuanza kutumia mfumo. Kama una shahada ya uhasibu au fedha au umehitimu CPA, jisajili kwenye ukurasa wa Mafunzo ya bure ya Tally; kwa ajili ya biashara yako, omba onyesho la bure.