Programu ya usimamizi wa stoku Tanzania: mambo ya kuangalia

Programu ya stoku ni rahisi kuionyesha na ni vigumu kuipima. Kila programu inaweza kuonyesha orodha ya stoku. Kinachojalisha ni kama inaimudu njia ambayo stoku husonga katika biashara yako: inakohifadhiwa, jinsi inavyonunuliwa na kuuzwa, muda inaodumu na kama unatengeneza chochote kutokana nayo.

Kabla ya kuangalia programu, andika kila mahali unapohifadhi stoku, vipimo unavyonunulia na kuuzia, bidhaa zipi zina namba za bechi au tarehe za mwisho wa matumizi, na kama unaunganisha au unazalisha bidhaa. Peleka orodha hiyo kwenye kila onyesho na uombe kuona mifano yako mwenyewe, si ya kampuni ya mfano.

Tafuta programu inayofuatilia stoku kwa eneo: kila ghala, duka au stoo ya tawi, na ikiwezekana rafu au masanduku yaliyomo ndani yake. Mpangilio wa ngazi husaidia, ili uweze kuangalia stoo moja au mkoa mzima. Kama unahifadhi bidhaa za watu wengine au unapeleka stoku kwa wakala auze kwa niaba yako (consignment), hakikisha stoku iliyo mikononi mwa watu wengine inaweza kurekodiwa pia.

Vipimo ndipo mifumo rahisi hushindwa. Huenda ukanunua kwa katoni na kuuza kwa kipande, au ukanunua kwa uzito na kuuza kwa mfuko. Uliza kama programu inamudu kununua kwa kipimo kimoja na kuuza kwa kingine, na kama bidhaa inaweza kuwa na kipimo mbadala pamoja na kipimo chake kikuu.

Maduka ya dawa, wasambazaji wa vyakula na yeyote anayeuza bidhaa zenye muda maalum wa matumizi wanahitaji bechi zenye tarehe za kutengenezwa na za mwisho wa matumizi, pamoja na kuona kila bechi imebakiza siku ngapi. Bila hilo, stoku iliyokwisha muda hugunduliwa ikiwa rafuni badala ya kwenye ripoti.

Viwango vya kuagiza upya na viwango vya chini vya kuagiza huigeuza programu kuwa chombo cha manunuzi: inapaswa kuorodhesha kinachokaribia kuisha. Uliza pia inasaidia njia zipi za kuthamini stoku na kama unaweza kuziweka bidhaa kwa bidhaa. FIFO, gharama ya wastani na gharama ya kawaida (standard cost) hutoa thamani za stoku na faida ghafi tofauti, kwa hiyo kubaliana na mhasibu wako kuhusu njia kabla ya kuingiza stoku ya mwanzo.

Wazalishaji wanahitaji orodha ya malighafi (bill of materials, BoM): vijenzi na viasi vinavyoingia katika kila bidhaa iliyokamilika. Hakikisha uzalishaji unaweza kurekodiwa kwa kuitumia, ili malighafi zitoke kwenye stoku na bidhaa zilizokamilika ziingie, na kwamba bidhaa zitokanazo (by-products) na mabaki (scrap) yanaweza kurekodiwa pia.

Kama unatengeneza bidhaa ileile kwa njia zaidi ya moja, tafuta uwezo wa kuwa na BoM zaidi ya moja kwa kila bidhaa. Kama unapeleka malighafi nje zichakatwe, au unazichakata kwa niaba ya wengine, uliza kuhusu job work.

Mifumo tofauti ya stoku na ya uhasibu humaanisha seti mbili za takwimu ambazo mara chache hukubaliana. Katika programu bora, thamani ya stoku kwenye mizania yako na kwenye faida na hasara inatokana na maingizo yaleyale ambayo timu yako ya stoo hurekodi, kwa hiyo hakuna anayelazimika kupatanisha mifumo miwili mwisho wa mwezi.

Kagua pia bei na ripoti: orodha za bei kwa wateja wa jumla na wa rejareja, punguzo kwa wingi, na ripoti kama muhtasari wa stoku, uchambuzi wa umri wa stoku na faida kwa kila bidhaa. Kama una matawi, uliza jinsi stoku na miamala vinavyohama kati yake; mwongozo wetu wa stoku katika matawi unaeleza upande huo kwenye TallyPrime.

TallyPrime inashughulikia kila jambo lililotajwa hapo juu: maghala kwa ngazi, stoku iliyo kwa watu wengine, kununua kwa kipimo kimoja na kuuza kwa kingine, vipimo mbadala, bechi zenye tarehe za kutengenezwa na za mwisho wa matumizi, viwango vya kuagiza upya na vya chini vya kuagiza, uthamini unaowekwa kwa kila bidhaa (ikiwemo FIFO, LIFO, gharama ya manunuzi ya mwisho, gharama ya kawaida na gharama ya wastani ya kila mwezi), orodha za malighafi zenye bidhaa zitokanazo na mabaki, na job work. Mpangilio wake wa Integrate Accounts with Inventory huzimwa tu unapotaka kuingiza stoku ya kufunga kwa mkono badala ya kuichukua kutoka kwenye kumbukumbu zako za stoku. Unaweza kuunda viwango vya bei kwa idadi yoyote, kuweka punguzo kwa wingi kwenye orodha za bei na kuchagua orodha ya bei kwenye leja ya kila mteja.

Powercomputers huweka haya yote kulingana na stoku yako, huongeza udhibiti wa Powerpack kama kuzuia maingizo yanayoshusha stoku chini ya sifuri na kudhibiti mauzo chini ya bei ya gharama, hutengeneza ripoti za stoku na za ghala zilizobinafsishwa, na hufundisha timu yako. Omba onyesho la bure na uje na orodha yako ya stoku.