Jinsi ya kuchagua programu ya uhasibu kwa biashara nchini Tanzania

Kabla hujalinganisha programu, andika mambo machache kuhusu biashara yako mwenyewe. Watu wangapi wanahitaji kuingiza au kukagua takwimu katika siku ya kawaida, na je, wanafanya kazi kwa wakati mmoja? Wote wako ofisi moja, au wametawanyika katika matawi, ghala na safarini?

Majibu hayo huamua mengi kuliko orodha yoyote ya vipengele. Programu inayomfaa mmiliki mmoja anayetunza vitabu vya hesabu inaweza kulemewa pale dawati la mauzo, mtunza stoo na timu ya uhasibu wote wanapoihitaji kwa wakati mmoja, na mfumo uliojengwa kwa eneo moja huenda usimudu tawi la pili.

Kama una stoku, angalia zaidi ya orodha rahisi ya bidhaa. Kagua kama programu inafuatilia stoku katika eneo zaidi ya moja, inashughulikia bechi na tarehe za mwisho wa matumizi, inakuruhusu kununua kwa kipimo kimoja na kuuza kwa kingine, na inathamini stoku kwa njia anayotumia mhasibu wako.

Tanzania Bara, uliza jinsi ankara zinavyofika Mamlaka ya Mapato Tanzania (TRA). Virtual Fiscal Device (VFD) inaweza kufanya kazi na programu ya ankara au ya usimamizi, ili mauzo yaliyorekodiwa kwenye hesabu zako yaende TRA na kurudi yakiwa yamethibitishwa, bila kuyaandika upya kwenye mashine tofauti ya EFD. Uliza kama programu inafanya kazi na VFD, na nani anaisambaza na kuitunza. Zanzibar, risiti za kodi hupitia mfumo wa ZRA wenyewe badala yake, kwa hiyo kagua hilo kando.

Uliza pia kuhusu ritani za VAT (Kodi ya Ongezeko la Thamani): kama programu inaweza kuandaa taarifa za ritani kutoka kwenye mauzo na manunuzi uliyokwisha kurekodi, badala ya kukuacha uzijenge upya kwenye jedwali kila mwezi.

Biashara nyingi za Tanzania hununua au kuuza kwa dola za Marekani pamoja na shilingi. Programu nzuri hukuruhusu kutumia shilingi ya Tanzania kama sarafu kuu, kurekodi mauzo na manunuzi kwa dola kwa kiwango cha ubadilishaji cha tarehe hiyo, kuchapisha ankara kwa sarafu ya mteja na kukukokotolea faida au hasara ya ubadilishaji wa fedha.

Kisha fikiria ripoti ambazo uongozi husoma kweli: faida na hasara, mizania, mtiririko wa fedha, nani unamdai na kwa muda gani, stoku iliyopo. Omba kuziona wakati wa onyesho, na uliza kama zinaweza kubadilishwa, au mpya kutengenezwa, kulingana na jinsi unavyotoa ripoti zako.

Baadhi ya programu za uhasibu ni leseni unayonunua mara moja; nyingine ni usajili wa kulipia unaoendelea kuulipia muda wote unaoitumia. Hakuna kimoja kinachomfaa kila mtu. Linganisha gharama kwa miaka kadhaa, kinachotokea ukiacha kulipa, na kama unaweza kukodi kwa kipindi fulani kabla ya kujifunga.

Uliza data yako huhifadhiwa wapi. Programu iliyofungwa kwenye kompyuta zako huweka vitabu vya hesabu ofisini kwako; programu ya wingu huviweka kwenye seva za mtoa huduma. Kwa vyovyote vile, uliza jinsi nakala rudufu zinavyofanyika, jinsi ya kurejesha nakala, na jinsi wafanyakazi wanavyoweza kukagua takwimu wakiwa nje ya ofisi.

Programu ina manufaa kwa kadiri ya watu wanaoitumia. Uliza nani ataiweka, nani atafundisha timu yako, na nani atapokea simu jambo likienda vibaya mwisho wa mwezi. Mshirika mwenye watu nchini Tanzania, wanaofanya kazi katika saa za eneo lako, huleta tofauti kubwa.

Kisha fikiria miaka miwili au mitatu mbele. Ukiongeza wafanyakazi, ukifungua tawi au ukianza kuzalisha bidhaa, je, programu ileile inaweza kukua pamoja nawe, au utalazimika kuhamisha vitabu vyako tena? Kubadilisha mfumo ni kazi unayotaka kuifanya mara moja tu.

TallyPrime ni leseni unayonunua mara moja: Silver kwa mtumiaji mmoja, au Gold kwa timu iliyo kwenye mtandao wa ofisi bila kikomo cha watumiaji, pamoja na TallyPrime Server watu wengi wanapofanya kazi kwa wakati mmoja. Leseni za kukodisha zinapatikana pia. Inarekodi mauzo na manunuzi kwa fedha za kigeni ikiwa na viwango vya ubadilishaji kwa tarehe na hukokotoa faida au hasara ya ubadilishaji wa fedha, hufuatilia stoku katika maghala ikiwa na bechi, tarehe za mwisho wa matumizi, viwango vya kuagiza upya na njia kadhaa za kuthamini, na hujaza kiotomatiki taarifa za ritani ya VAT kutoka kwenye mauzo na manunuzi yako ili zihamishiwe kwenye kiolezo cha Excel cha TRA.

Inaendeshwa kwenye kompyuta zako au kwenye seva ya wingu ya Powercomputers, na kuanzia Release 7.0 inaweza kuhifadhi nakala rudufu kwa ratiba kwenye hifadhi ya wingu ya TallyDrive. TSS iliyo hai huongeza usawazishaji wa data kati ya matawi, ufikiaji wa mbali na ripoti kwenye kivinjari. Power VFD, iliyotengenezwa na Powercomputers ikiwa msambazaji aliyeidhinishwa wa EFD na VFD, hutuma ankara za mauzo za TallyPrime kwa TRA bila EFD halisi.

Powercomputers imekuwa mshirika wa Tally nchini Tanzania tangu 2004, ikiwa na ofisi Dar es Salaam, Arusha, Moshi, Mwanza, Dodoma, Manyara, Songwe na Zanzibar, na hutoa ufungaji, mafunzo na msaada wa kila siku. Kama unalinganisha bidhaa nyingine, kurasa zetu za ulinganisho zinaziweka ubavu kwa ubavu. Au omba onyesho la bure nasi tutaipitia biashara yako mwenyewe.